Tổ chức tiệc tất niên sự kiện gặp mặt đầu năm

Hiện nay hầu hết các công ty, doanh nghiệp đều có nhu cầu tổ chức tiệt tất niên, gặp mặt đầu năm để các nhân viên trong công ty có thể giao lưu, trò chuyện với nhau cũng như tạo cơ hội thân thiết với đồng nghiệp. Giúp lãnh đạo công ty có cơ hội tiếp xúc với nhân viên hơn, động viên khuyến khích nhân viên nỗ lực hơn trong cồng việc. Đây cũng là thời cơ giúp các doanh nghiệp tạo mối quan hệ thân thiết với các đối tác,những khách hàng tiềm năng. Vì vậy, kế hoạch chuẩn bị tiệc tất niên, gặp mặt đầu năm phải được chuẩn bị chu đáo, thận trọng. TOP VIỆT xin chia sẽ kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên, gặp mặt đầu năm thành công, chu đáo và tiết kiệm nhất.

Chuẩn bị nội dung của buổi tiệc Tất Niên

Khi bắt đầu một dự định về buổi tiệc nào bạn cần phải chuẩn bị những nội dung cho các buổi tiệc sự kiện đó, những buổi tổ chức sự kiện tất niên gặp mặt đầu năm thường bao gồm các phần tổng kết các thành tích đạt được của các bộ phần, trao quà và khăn thưởng cho các bộ phận cũng như cá nhân.

Lên các kế hoạch, chương trình văn nghệ, các trò chơi, liên hoan ăn uống để không gây nhàm chán cho mọi người. Cần kết hợp linh hoạt giữa các phần với nhau để gây các giác hứng thú cho người tham gia.

Xác định đối tượng tham dự và số lượng khách mời tham dự

Tổ chức sự kiện tất niên chuyên nghiệp cần phải xác định rõ đối tượng tham dự, thành phần khách mời nhằm giúp cho doanh nghiệp (người tổ chức hội nghị) đạt hiệu quả cao từ hội nghị, tiết giảm ngân sách tổ chức và lựa chọn Venue (địa điểm tổ chức) phù hợp nhất.

Trong tiệc tất niên gặp mặt đầu năm hầu hết là các lãnh đạo, nhân viên, các đối tác thân thiết và những khách hàng trung thành và lâu năm của công ty. Bạn phải lên một danh sách cụ thể số người tham gia, tránh trường hợp sai sót khi lên danh sách bị thiếu tên sẽ gây ân tượng xấu cho công ty. Khi đã lên được danh sách khách mời đầy đủ cụ thể số người tham gia cụ thể bạn sẽ dựa vào đó để lựa chọn điểm tổ chức phù hợp và ngân sách dự trù hợp lý nhất cho sự kiện.

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện tất niên

Khi lựa chọn địa điểm bạn nên xem xét về phần nội dung mình sẽ tổ chức những gì, số lượng người tham gia và chi phí cho buổi tiệc đó để chọn một địa điểm cho phù hợp. Thông thường các buổi tiệc tất niên gặp mặt đầu năm thường được tổ chức ở nhà hàng, khách sạn hay ở ngoài trời.

Bạn nên lựa chọn một bầu không khí cho buổi tiệc rộng rãi, thoáng mát, tạo cảm giác dễ chịu cho người tham gia. Không gian đủ để chơi các trò chơi, văn nghệ mà bạn đã lên nội dung trước đó.

Xây dựng kịch bản chương trình sự kiện Tất Niên hấp dẫn

Để có một sự kiện thành công bạn nên có một kịch bản trước, kịch bản đó phải logic, sáng tạo và đầy đủ các nội dung. Kịch bản phải tạo cảm giác hứng thú cho người tham gia để họ luôn chú ý đến sự kiện tránh rườm rà kéo dài thời gian gây cảm giác khó chịu cho người tham gia

Tiến hành tổ chức buổi tiệc Tất Niên theo kịch bản đã duyệt.

Sau khi đã hoàn thành những bước cơ bản cho buổi tổ chức tiệc tất niên, gặp mặt đầu năm bạn cần phải phân chia công việc cho những cá nhân hay các nhóm để họ phụ trách, tránh thiếu sót và có thể tổ chức sự kiện trong thời gian nhanh nhất.

Trước khi sự kiện được bắt đầu bạn nên kiểm tra lại mọi thứ để chắc chắn các khâu chuẩn bị đã hoàn tất và sẵn sàng đảm bảo cho buổi tiệc được diễn ra thành công như kế hoạch.

Một số hoạt động diễn ra trong Tiệc Tất Niên nên có trong khâu tổ chức sự kiện

Điều phối khách mời tham gia các hoạt động của tiệc tất niên đầy đủ và trọn vẹn

Theo kế hoạch chi tiết các hoạt động diễn ra trong sự kiện Tất Niên, người tổ chức sự kiện cần phối hợp với toàn bộ nhân sự trong khâu tổ chức để điều phối khách mời tham dự đến tham gia và trải nghiệm toàn bộ hoạt động trong sự kiện từ khu vực điểm danh khách mời (Checkin Zone), sử dụng TeaBreak khu vực chào đón (welcome guest), tham gia tiệc (event zone), cho đến tất cả các hoạt động phụ khác của Tiệc Tất Niên.

Các hoạt động được triển khai sau ngày diễn ra Tiệc Tất Niên.

• Cảm ơn khách hàng tham dự,
• Truyền thông những hình ảnh diễn ra trong Tiệc Tất Niên (event recap) qua các kênh của doanh nghiệp,
• Đo lường hiệu quả của việc tổ chức Tiệc Tất Niên…
• Phân tích đánh giá và tổng hợp các điểm đạt và điểm chưa đạt để từ đó đưa ra kinh nghiệm cho lần tổ chức sự kiện tiếp theo.

Đó là những hoạt động cần thiết triển khai sau ngày diễn ra sự kiện thường thì từ 1-3 ngày kể từ ngày diễn ra.

Đo lường hiệu quả của sự kiện Tất Niên

Tiệc Tất Niên thành công như thế nào cần phải có bước đo lường hiệu quả. Hãy để nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp (TOP VIỆT) đưa ra phân tích và bản đánh giá hiệu quả để từ đó có cở sở thực hiện tiếp các sự kiện tiếp theo.

Những việc cần phát huy và khắc phục cho những sự kiện tiếp theo

Ngoài việc đo lường hiệu quả của sự kiện. Nhà tổ chức, ban tổ chức và doanh nghiệp cần ngồi lại xem xét đánh giá những mặt đạt và chưa đạt trong sự kiện Tất Niên đã tổ chức để từ đó có những kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo, hạn chế gặp lại những sự cố và những điểm chưa đạt cho lần tổ chức tiếp theo.

Tổ chức hội Tiệc Tất Niên cần những gì, kế hoạch ra sao, chi phí tổ chức bao nhiêu là hợp lý ?

Hãy để TOP VIỆT đồng hành cùng bạn trong việc lên ý tưởng kế hoạch và thực hiện sự kiện Tất Niên một cách trọn vẹn và ấn tượng nhất.

Để có một buổi tiệc tất niên, gặp mặt đầu năm thành công và tạo ấn tượng tốt cho người tham gia thì bạn nên nhờ đến sự trợ giúp của các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. TOP VIỆT là đơn vị được biết đến nhiều trong thời gian qua bởi các hoạt động tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp. Đến với TOP VIỆT bạn không chỉ hài lòng chất lượng sự kiện mà còn hài lòng với chi phí, đội ngũ nhân viên nhiệt huyết, năng động. TOP VIỆT luôn mong đem đến sự hài lòng nhất cho bạn.

Mọi chi tiết vui lòng liên hệ TOP VIỆT