Hội nghị khách hàng và các bước để tổ chức sự kiện thành công

Tổ chức Hội nghị khách hàng chuyên nghiệp được coi là những hoạt động Marketing không thể thiếu mỗi dịp đặc biệt. Hội nghị vừa là cơ hội để khách hàng B2B, B2C trao đổi, đàm phán vừa là dịp để doanh nghiệp khẳng định thêm lòng tin nơi khách hàng trung thành. Vì vậy, khi bạn có dự định tổ chức hội nghị chuyên nghiệp hãy liên hệ với Top Việt để có được sự chuẩn bị kỹ lưỡng, bài bản. Có 10 Bước để tổ chức hội nghị thành công và ấn tượng nhất:

Xác định đối tượng tham dự và số lượng khách mời tham dự

Tổ chức Hội nghị khách hàng chuyên nghiệp cần phải xác định rõ đối tượng tham dự, thành phần khách mời nhằm giúp cho doanh nghiệp (người tổ chức hội nghị) đạt hiệu quả cao từ hội nghị, tiết giảm ngân sách tổ chức và lựa chọn Venue (địa điểm tổ chức) phù hợp nhất.

Đối tượng tham dự và khách mời được xác định là ban tổ chức hội nghị, lãnh đạo công ty doanh nghiệp, khách hàng hiện hữu của doanh nghiệp, khách hàng tiềm năng trong tương lai, các đối tác chiến lược của doanh nghiệp, đại diện khách hàng là những người đã sử dụng sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp.

Lập kế hoạch ngân sách tổng thể phân bổ cho từng hoạt động của hội nghị

Để có được một hội nghị thành công và có chi phí phù hợp nhất, doanh nghiệp nhà tổ chức sự kiện phải có kế hoạch ngân sách cho toàn bộ hoạt động của hội nghị:

• Chi phí cho việc thuê địa điểm tổ chức (Venue) là bao nhiêu?
• Chi phí in ấn sản xuất POSM cho hội nghị là bao nhiêu?
• Chi phí thuê thiết bị sự kiện như âm thanh ánh sáng màn hình LED… là bao nhiêu?
• Chi phí thuê nhân sự trong hội nghị như MC, Supporter, PG… là bao nhiêu?

Lên ý tưởng thiết kế bộ POSM theo chủ đề của sự kiện hội nghị

Để những bước đầu tạo ấn tượng với khách hàng tham dự hội nghị từ những tấm thiệp mời tham dự (invitation letter), Key Visual của sự kiện, những ấn phẩm truyền thông trước và ngay khi diễn ra sự kiện.

Nhà tổ chức sự kiện khách hàng cần lên ý tưởng thiết kế theo màu sắc chủ đạo của công ty và chủ đề của hội nghị sẽ diễn ra.

Xây dựng nội dung chi tiết cho toàn bộ hoạt động trong tổ chức hội nghị

Làm thế nào để khách mời và đối tượng tham dự sự kiện trải nghiệm tham gian toàn bộ hoạt động của hội nghị một cách trọn vẹn và ấn tượng nhất? Đó là lý do vì sao nhà tổ chức sự kiện khách hàng cần phải lên kế hoạch nội dung chi tiết các hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện:

• Triễn lãm giới thiệu sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp
• Các đối tác chiến lược
• Gian hàng trực tiếp tại hội nghị
• Dùng thử/trải nghiệm sản phẩm dịch vụ trong hội nghị
• Trở thành khách hàng ngay khi tham gia hội nghị
• Vinh danh những khách hàng/nhà phân phối/ đại lý đã và đang đóng góp doanh số cho doanh nghiệp
• Định hướng phát triển kinh doanh và tầm nhìn chiến lược từ doanh nghiệp

Kịch bản chương trình và nhân sự phụ trách các hoạt động diễn ra trong suốt hội nghị

Để sự khách hàng diễn ra một cách mượt mà và thành công tốt đẹp, nhà tổ chức cần phải xây dựng:

• Kịch bản sự kiện khách hàng (Agenda) chi tiết.
• Các nhân sự phụ trách (PIC) bao gồm cả ban tổ chức và các nhà cung cấp (Vendor).
• Các hoạt động trong hội nghị khách hàng.

Sự phối hợp nhịp nhàng và có hệ thống giữa đầu mối nhân sự và các công việc trong hội nghị sẽ giúp cho sự kiện diễn ra thành công và gây ấn tượng tốt đẹp đối với người tham dự.

Điều phối khách hàng tham gia các hoạt động của sự kiện một cách đầy đủ và trọn vẹn

Theo kế hoạch chi tiết các hoạt động diễn ra trong sự kiện hội nghị, người tổ chức hội nghị cần phối hợp với toàn bộ nhân sự trong khâu tổ chức để điều phối khách hàng tham dự đến tham gia và trải nghiệm toàn bộ hoạt động trong sự kiện hội nghị từ khu vực điểm danh khách mời (Checkin Zone), sử dụng TeaBreak khu vực chào đón (welcome guest), tham gia tiệc (event zone), cho đến tất cả các hoạt động phụ khác của hội nghị.

Các hoạt động được triển khai sau ngày diễn ra hội nghị khách hàng.

• Cảm ơn khách hàng tham dự,
• Truyền thông những hình ảnh diễn ra trong hội nghị (event recap) qua các kênh của doanh nghiệp,
• Đo lường hiệu quả của việc tổ chức hội nghị…
• Phân tích đánh giá và tổng hợp các điểm đạt và điểm chưa đạt để từ đó đưa ra kinh nghiệm cho lần tổ chức sự kiện khách hàng tiếp theo.

Đó là những hoạt động cần thiết triển khai sau ngày diễn ra hội nghị, thường thì từ 1-3 ngày kể từ ngày diễn ra hội nghị.

Đo lường hiệu quả của hội nghị

Hội nghị thành công như thế nào cần phải có bước đo lường hiệu quả. Hãy để nhà tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp (TOP VIỆT) đưa ra phân tích và bản đánh giá hiệu quả để từ đó có cở sở thực hiện tiếp các hội nghị tiếp theo.

Những việc cần phát huy và khắc phục cho những sự kiện tiếp theo

Ngoài việc đo lường hiệu quả của hội nghị. Nhà tổ chức, ban tổ chức và doanh nghiệp cần ngồi lại xem xét đánh giá những mặt đạt và chưa đạt trong sự kiện khách hàng đã tổ chức để từ đó có những kinh nghiệm cho những sự kiện hội nghị tiếp theo, hạn chế gặp lại những sự cố và những điểm chưa đạt cho lần tổ chức tiếp theo.

Tổ chức hội nghị khách hàng cần những gì, kế hoạch ra sao, chi phí tổ chức bao nhiêu là hợp lý ?

Hãy để TOP VIỆT đồng hành cùng bạn trong việc lên ý tưởng kế hoạch và thực hiện sự kiện khách hàng một cách trọn vẹn và ấn tượng nhất.