Tổ chức sinh nhật chuyên nghiệp ấn tượng và các bước từ chuẩn bị cho đến ngày diễn ra sự kiện sinh nhật.
Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sinh nhật
Chọn một ngày phù hợp và địa điểm thích hợp để tổ chức bữa tiệc. Đảm bảo địa điểm phù hợp với số lượng khách mời và sở thích của người mừng sinh nhật.
Lập danh sách khách mời xác định đối tượng và thành phần tham dự tiệc sinh nhật
Lập danh sách khách mời dựa trên sở thích và quan hệ cá nhân với người mừng sinh. Đảm bảo đủ thông tin liên lạc để liên lạc và thông báo đến các khách mời.
Lập kế hoạch ngân sách lên chi phí cho toàn bộ sự kiện sinh nhật
Để có được một tiệc sinh nhật thành công và có chi phí phù hợp nhất, bạn và nhà tổ chức sự kiện phải có kế hoạch ngân sách cho toàn bộ hoạt động của sự kiện:
- Chi phí cho việc thuê địa điểm tổ chức (Venue) là bao nhiêu?
- Chi phí in ấn sản xuất POSM cho tiệc sinh nhật là bao nhiêu?
- Chi phí thuê thiết bị sự kiện như âm thanh ánh sáng màn hình LED… là bao nhiêu?
- Chi phí thuê nhân sự trong hội nghị như MC, Supporter, PG… là bao nhiêu?
Lên ý tưởng thiết kế bộ POSM theo chủ đề để trang trí sự kiện sinh nhật
Chọn chủ đề phù hợp với người mừng sinh và chuẩn bị trang trí phù hợp. Trang trí cần đảm bảo phù hợp với chủ đề và không quá phức tạp để tránh gây phiền toái cho khách mời.
Nhà tổ chức hội nghị khách hàng cần lên ý tưởng thiết kế theo màu sắc chủ đạo của công ty và chủ đề của hội nghị khách hàng sẽ diễn ra.
Chọn menu và đồ uống cho tiệc sinh nhật thật hấp dẫn và phù hợp với thành phần tham dự
Lựa chọn một menu phù hợp với sở thích và giới hạn ngân sách. Đồ uống cũng cần được lựa chọn cẩn thận để đảm bảo sự phù hợp với thực khách và không gây ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe.
Xây dựng nội dung chi tiết cho toàn bộ hoạt động trong sự kiện sinh nhật
Giải trí và hoạt động: Chuẩn bị các hoạt động và chương trình giải trí phù hợp với độ tuổi và sở thích của người mừng sinh và khách mời.
Quà tặng: Chuẩn bị một số món quà tặng phù hợp với người mừng sinh và khách mời để tạo cảm giác đặc biệt và tôn trọng với họ.
Kịch bản chương trình và nhân sự phụ trách các hoạt động diễn ra trong suốt tiệc sinh nhật
Để buổi tiệc sinh nhật diễn ra một cách mượt mà và thành công tốt đẹp, nhà tổ chức cần phải xây dựng:
- Kịch bản sự kiện sinh nhật (Agenda) chi tiết.
- Các nhân sự phụ trách (PIC) bao gồm cả ban tổ chức và các nhà cung cấp (Vendor).
- Các hoạt động trong tiệc sinh nhật.
Sự phối hợp nhịp nhàng và có hệ thống giữa đầu mối nhân sự và các công việc trong tiệc sinh nhật sẽ giúp cho sự kiện diễn ra thành công và gây ấn tượng tốt đẹp đối với người tham dự.
Điều phối khách hàng tham gia các hoạt động của sự kiện một cách đầy đủ và trọn vẹn
Theo kế hoạch chi tiết các hoạt động diễn ra trong sự kiện sinh nhật, người tổ chức cần phối hợp với toàn bộ nhân sự trong khâu tổ chức để điều phối khách hàng tham dự đến tham gia và trải nghiệm toàn bộ hoạt động trong buổi tiệc sinh nhật từ khu vực điểm danh khách mời (Checkin Zone), sử dụng TeaBreak khu vực chào đón (welcome guest), tham gia tiệc (event zone), cho đến tất cả các hoạt động phụ khác của sự kiện sinh nhật.
Các hoạt động được triển khai sau ngày diễn ra hội nghị khách hàng.
- Lên lịch và thực hiện: Lập lịch trình chi tiết và thực hiện đúng theo kế hoạch đã lên. Tuy nhiên, đừng quên để lại thời gian và không bị ràng buộc bởi lịch trình nếu có những sự kiện bất ngờ xảy ra.
- Thưởng thức bữa tiệc: Cuối cùng, hãy thưởng thức bữa tiệc và cùng chia sẻ niềm vui với người mừng sinh và khách mời.
Tổ chức tiệc sinh nhật cần những gì, kế hoạch ra sao, chi phí tổ chức bao nhiêu là hợp lý ?
Hãy để TOP VIỆT đồng hành cùng bạn trong việc lên ý tưởng kế hoạch và thực hiện sự kiện sinh nhật một cách trọn vẹn và ấn tượng nhất.
0918 594 591
