Tổ chức sự kiện khai trương khánh thành

Tổ chức sự kiện khai trương khánh thành cũng là vấn đề vô cùng quan trọng, và việc tổ chức lễ khai trương khánh thành công sẽ mang lại lợi ích rất lớn đó là tạo được ấn tượng cho khách mời sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong tương lai của công ty.

Có 02 loại hình sự kiện khai trương:

• Khai trương cắt băng khánh thành
• Khai trương đầu năm

Các bước để tổ chức sự kiện khai trương khánh thành thành công và ấn tượng nhất:

Xác định đối tượng tham dự và số lượng khách mời tham dự sự kiện khai trương khánh thành

Tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp cần phải xác định rõ đối tượng tham dự, thành phần khách mời nhằm giúp cho doanh nghiệp (người tổ chức hội nghị khách hàng) đạt hiệu quả cao từ hội nghị, tiết giảm ngân sách tổ chức và lựa chọn Venue (địa điểm tổ chức) phù hợp nhất.

Lập kế hoạch ngân sách tổng thể phân bổ cho từng hoạt động của sự kiện khai trương khánh thành

Để có được một sự kiện khai trương thành công và có chi phí phù hợp nhất, doanh nghiệp nhà tổ chức sự kiện phải có kế hoạch ngân sách cho toàn bộ hoạt động của sự kiện:

• Chi phí cho việc thuê địa điểm tổ chức (Venue) là bao nhiêu?
• Chi phí in ấn sản xuất POSM cho sự kiện khai trương là bao nhiêu?
• Chi phí thuê thiết bị sự kiện như âm thanh ánh sáng màn hình LED… là bao nhiêu?
• Chi phí thuê nhân sự trong sự kiện như MC, Supporter, PG… là bao nhiêu?
• Chi phí thuê múa lân sư rồng?
• Chi phí cắt băng khánh thành?
• Chi phí lễ cúng khai trương?

Lên ý tưởng thiết kế bộ POSM theo chủ đề của sự kiện khai trương.

Tổ chức lễ khai trương khánh thành quan trọng vậy, tuy nhiên không phải công ty nào tự tổ chức lễ khai trương khánh thành lại thành công, có nhiều công ty tổ chức lễ khai trương khánh thành lại không được thành công và không như  mong muốn của họ.

Để những bước đầu tạo ấn tượng với khách hàng tham dự sự kiện khai trương từ những tấm thiệp mời tham dự (invitation letter), Key Visual của sự kiện, những ấn phẩm truyền thông trước và ngay khi diễn ra sự kiện.

Múa trống hội khai trương đầu năm

Xây dựng nội dung chi tiết cho toàn bộ hoạt động trong sự kiện khai trương khánh thành

Làm thế nào để khách mời và đối tượng tham dự hội nghị khách hàng trải nghiệm tham gian toàn bộ hoạt động của hội nghị khách hàng một cách trọn vẹn và ấn tượng nhất? Đó là lý do vì sao nhà tổ chức hội nghị khách hàng cần phải lên kế hoạch nội dung chi tiết các hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện hội nghị khách hàng:

• Lễ cúng khai trương
• Lễ cắt băng khánh thành
• Múa lân khai trương
• Múa trống hội khai trương
• Ca nhạc văn nghệ chào mừng khai trương
• Chi phí thuê quạt công nghiệp làm mát
• Lễ bốc thăm trúng thưởng

Kịch bản chương trình và nhân sự phụ trách trong suốt lễ khai trương

Để sự kiện khai trương diễn ra một cách mượt mà và thành công tốt đẹp, nhà tổ chức cần phải xây dựng:

• Kịch bản sự kiện hội nghị khách hàng (Agenda) chi tiết.
• Các nhân sự phụ trách (PIC) bao gồm cả ban tổ chức và các nhà cung cấp (Vendor).
• Các hoạt động trong sự kiện lễ khai trương.

Sự phối hợp nhịp nhàng và có hệ thống giữa đầu mối nhân sự và các công việc trong sự kiện khai trương sẽ giúp cho buổi lễ diễn ra thành công và gây ấn tượng tốt đẹp đối với người tham dự.

Múa trống hội khai trương đầu năm

Điều phối khách hàng tham gia các hoạt động của sự kiện một cách đầy đủ và trọn vẹn

Theo kế hoạch chi tiết các hoạt động diễn ra trong sự kiện khai trương cắt băng khánh thành, người tổ chức sự kiện cần phối hợp với toàn bộ nhân sự trong khâu tổ chức để điều phối khách hàng tham dự đến tham gia và trải nghiệm toàn bộ hoạt động trong sự kiện khai trương từ khu vực điểm danh khách mời (Checkin Zone), sử dụng TeaBreak khu vực chào đón (welcome guest), tham gia tiệc (event zone), cho đến tất cả các hoạt động phụ khác của lễ khai trương.

Các hoạt động được triển khai sau ngày diễn ra sự kiện khai trương.

• Cảm ơn khách hàng tham dự,
• Truyền thông những hình ảnh diễn ra trong sự kiện (event recap) qua các kênh của doanh nghiệp,
• Đo lường hiệu quả của việc tổ chức sự kiện khai trương và mức độ thành công…
• Phân tích đánh giá và tổng hợp các điểm đạt và điểm chưa đạt để từ đó đưa ra kinh nghiệm cho lần tổ chức sự kiện khai trương tiếp theo.

Đó là những hoạt động cần thiết triển khai sau ngày diễn ra hội nghị, thường thì từ 1-3 ngày kể từ ngày diễn ra sự kiện.

– Một buổi lễ khai trương khánh thành hoàn hảo thành công nhất: Với đội ngũ nhân viên đầy kinh nghiệm, hệ thống thiết bị âm thanh ánh sáng hiện đại nhất, với sân khấu hoành tráng nhất cùng với màn hình LED hiện đại, kết hợp với đội ngũ quay phim chụp hình chuyên nghiệp sẽ mang đến sự thành công cho buổi tiệc.

– Ngoài ra, để chương trình tạo được sự thu hút và ấn tượng khó quên đối với khách hàng thì chúng tôi sẽ có những chương trình đặc sắc và gây ấn tượng  tốt đó là múa lân sư rồng, dàn DJ chuyên nghiệp, dàn MC duyên dáng sẽ để lại ấn tượng cực kì sâu đậm và khó có thể quên được.

Và không có buổi tiệc nào mà không có sai sót và xảy ra các sự cố xảy ra không có trong kế hoạch và không mong muốn của chúng ta thì chúng tôi còn chuẩn bị thêm dàn karaoke và đội ngũ nhân viên đầy kinh nghiệm để xử lí các tình huống không mong muốn và đáp ứng thêm các nhu cầu phát sinh của khách mời.

Top Việt đã từng tổ chức thành công rất nhiều các chương trình cho các tòa nhà, siêu thị, khách sạn,…. từ việc lên ý tưởng, thiết kế, lên kế hoạch cho đến cung cấp các thiết bị hiện đại cho sự kiện từ số lượng đến chất lượng theo yêu cầu của bạn.

Tổ chức hội nghị khách hàng cần những gì, kế hoạch ra sao, chi phí tổ chức bao nhiêu là hợp lý ?

Hãy để TOP VIỆT đồng hành cùng bạn trong việc lên ý tưởng kế hoạch và thực hiện sự kiện khai trương khánh thành cơ sở kinh doanh của bạn một cách trọn vẹn và ấn tượng nhất.