Chương trình sự kiện có nhiều các loại hình như: hội thảo, khai trương,khai giảng, giới thiệu sản phẩm, tiệc cuối năm, tiệc cưới… Mỗi 1 sự kiện có những yêu cầu riêng, đặc trưng riêng, vậy nên nếu muốn thành công, sự kiện phải được tiến hành theo một quá trình nhất định. Vậy sự kiện là gì? Thiết kế chương trình sự kiện đó gồm những bước nào? Hãy tìm hiểu cùng Top Việt.
Những hoạt động quy tụ số lượng lớn công chúng, những người tham gia tại một thời gian, địa điểm xác định đều được gọi là sự kiện.
CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Gồm 6 bước để tạo chương trình sự kiện:
1. LÊN Ý TƯỞNG CHO SỰ KIỆN
Đây là bước đầu tiên ai cũng cần phải biết và nắm rõ. Trong bước này, bạn hãy đưa ra một loạt ý tưởng và phù hợp với chủ đềbạn cần phải lựa chọn thông điệp cuar sản phẩm hành vi người tiêu dùng và mục tiêu truyền thông của sự kện để mọi người có thể trao đổi và chọn ra một Big Idea. ,hãy đưa khái niệm từ thiết kế, vị trí, công nghệ, quan hệ đối tác và hơn thế nữa. Hãy đặt mình. Hãy cho mình đang là khách hàng để nghĩ về những hoạt động sự kiện nổi bật sẽ diễn ra và mang lại cho khán giả trải nghiệm tốt nhất.
2. XÁC ĐỊNH ĐỐI TƯỢNG CỦA SỰ KIỆN
Bước kế tiếp trong thiết kếchương trình sự kiện là tiếp nhận thông tin của đối tượng. Việc tiếp nhận đúng thông tin đối tượng là khâu vô cùng quan trọng vì giúp bạn trong việc tìm kiếm đúng các đối tác và nhà tài trợ phù hợp cho sự kiện của bạn.
Làm sao để bạn đưa thông tin bạn muốn truyền đạt đến đối tượng với chi phí ra sao? Nếu nó quá đắt, một số khách hàng sẽ không quá quan tâm để tham dự.
3. LÊN KẾ HOẠCH CHI TIẾT
Khi bạn hoàn thành ý tưởng và đối tượng nhận tin, hãy lập kế hoạch thiết kế chương trình sự kiện. bạn cần nắm rõ nó là một họp báo, một sự kiện cả ngày hay một hội thảo? Ai sẽ là diễn giả? Chủ đề của sự kiện sẽ là gì? Bạn muốn đạt được những gì?Thời gian sẽ bao lâu?Cần trang trí chuẩn bị những dụng cụ gì?
Khi đã xác định chương trình làm việc, bạn có thể bắt đầu tìm kiếm vị trí, đối tác và nhà tài trợ cho sự kiện của bạn.
4. TÌM ĐỊA ĐIỂM TỐT NHẤT
Tìm đúng địa điểm tổ chức sự kiện thực sự quan trọng. Địa điểm phải là nơi diễn ra suôn sẻ. Bạn nên thuê ở trung tâm hội nghị hay quảng trường lớn, thậm chí ngay chính trong công ty của mình…miễn là đáp ứng đủ những tiêu chí mà bạn đưa ra về địa điểm tổ chức.
5. DIỄN GIẢ, ĐỐI TÁC VÀ NHÀ TÀI TRỢ
Diễn giả: Để có thể thu hút người nghe, bạn cần có một người chuyên môn giỏi không chỉ là niềm đam mê mà còn là truyền cảm hứng cho mọi người. Bên cạnh đó, diễn giả nói chuyện với nhóm người theo một phương cách được chuẩn bị kĩ nhằm cung cấp thông tin gây ảnh hưởng hoặc gây cười cho khán giả.
Đối tác: Không khó để tìm đối tác cho sự kiện của bạn. Chỉ cần yêu cầu các công ty và người sẵn sàng làm việc với bạn như nhà cung cấp nước giải khát để cung cấp đồ uống tại sự kiện của bạn hay trang phục của MC sự kiện vừa mang lại thương hiệu của họ vừa giúp công ty đỡ phần nào kinh phí.
Nhà tài trợ: Hãy suy nghĩ cẩn thận các công ty và tổ chức nào có thể xem xét tài trợ cho sự kiện của bạn. Hãy nhớ rằng các công ty sẵn lòng tài trợ quan tâm đến chủ đề và đối tượng của sự kiện khi xác định xem đó có phải là nơi họ có thể quảng bá thương hiệu của họ hay không.
6. TRIỂN KHAI THỰC HIỆN VÀ ĐÁNH GIÁ
Sau khi có một bản kế hoạch đầy đủ sẽ tiến hành triển khai theo như dự đinh. Khi sự kiện kết thúc, cần xem xét đánh giá những điều làm được và chưa làm được để rút kinh nghiệm cho lần sau.
Đây là 6 bước cơ bản trong việc tổ chức một sự kiện. Những điểm ở đây là điều bạn cần cân nhắc khi lên kế hoạch cho một sự kiện và là điểm bắt đầu tổ chức thành công sự kiện mà bạn, đối tác, nhà tài trợ, diễn giả và khán giả của bạn sẽ được hưởng lợi.
0918 594 591
